Datenschutzerklärung

Informationen zur Datenverarbeitung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Website entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

2. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

Avoro (dataforest GmbH)
Taunusstraße 52, 65830 Kriftel, Deutschland

Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Ender Yavuz
Ravensberg-IT
Herforderstraße 95d
33609 Bielefeld
Deutschland

Telefon: 0160 96878641
E-Mail: info@ravensberg-it.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen.

Auskunft, Löschung und Berichtigung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Anfrage per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, wird Ihre Anfrage inklusive aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten (Name, Anfrage) zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Live-Chat

Auf unserer Website bieten wir einen Live-Chat an, über den Sie uns direkt Nachrichten senden können. Wenn Sie den Chat nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Inhalte (Ihre Nachricht sowie optional Name und E-Mail-Adresse) zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Technisch wird dabei automatisch Ihre IP-Adresse übermittelt; aus dieser leiten wir lediglich eine grobe Region (Stadt/Land) zur Einordnung der Anfrage ab. Die IP-Adresse selbst wird nicht dauerhaft für andere Zwecke gespeichert.

Zur Bearbeitung der Chat-Nachrichten setzen wir den Messenger-Dienst Telegram (Telegram FZ-LLC, Dubai, VAE) ein. Ihre Chat-Nachrichten werden zu diesem Zweck an Telegram übermittelt und können dort außerhalb der EU verarbeitet werden. Bitte übermitteln Sie über den Chat keine besonders sensiblen Daten (z. B. Gesundheits- oder Zahlungsdaten).

Für den Betrieb des Chats wird ein zufälliger Sitzungs-Schlüssel lokal in Ihrem Browser (Local Storage) gespeichert, damit Ihr Gesprächsverlauf zugeordnet werden kann. Dieser Schlüssel ist technisch notwendig für die von Ihnen angeforderte Funktion und enthält keine personenbezogenen Profile. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation). Die Nutzung des Chats ist freiwillig.

Terminbuchung

Über unser Terminformular können Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch vereinbaren. Dabei verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihre Telefonnummer, den gewünschten Termin sowie Ihre Nachricht. Die Daten werden zur Terminvereinbarung und -durchführung genutzt und in einer Datenbank auf unserem Server in Deutschland gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen). Wir löschen die Termindaten, sobald sie für die Terminabwicklung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach zwölf Monaten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Eingesetzte KI-Sprachmodelle

Für unseren Live-Chat und für die von uns entwickelten KI-Agenten setzen wir Sprachmodelle externer Anbieter ein – je nach Projekt und Kundenwunsch insbesondere OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, Irland) und Anthropic (Anthropic PBC, San Francisco, USA). Die von Ihnen eingegebenen Inhalte werden zur Erzeugung einer Antwort an den jeweiligen Anbieter übermittelt und können dabei auch außerhalb der EU, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Bitte geben Sie in den Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten ein.

Sprachausgabe (Hörproben)

Die auf unserer Website abrufbaren Sprachproben sind vorab erzeugte Audiodateien, die mit der Technologie von ElevenLabs erstellt und anschließend auf unserem eigenen Server abgelegt wurden. Beim Anhören werden keine Daten an ElevenLabs übertragen.

5. Kundenportal

Unter ravensberg-it.de/portal/ betreiben wir einen geschützten Kundenbereich. Die Nutzung ist freiwillig und setzt eine Registrierung voraus.

Registrierung und Konto

Bei der Registrierung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, optional Firma und Telefonnummer sowie Ihr Passwort. Das Passwort wird ausschließlich als kryptografischer Hashwert gespeichert und ist für uns nicht im Klartext einsehbar. Zur Bestätigung Ihrer Adresse senden wir Ihnen eine Verifizierungs-E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zwei-Faktor-Authentisierung

Sie können Ihr Konto optional durch eine Zwei-Faktor-Authentisierung schützen. Hierfür speichern wir ein geheimes Schlüsselmerkmal sowie Wiederherstellungscodes. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit Ihres Kontos).

Inhalte im Portal

Im Portal verarbeiten wir projektbezogene Daten: Angebote, Rechnungen, Verträge und Abonnements, Support-Anfragen und Tickets samt Nachrichtenverlauf, von Ihnen hochgeladene Dateien, zum Download bereitgestellte Dokumente sowie Ihre Antworten auf Umfragen und Feedback-Formulare. Diese Daten dienen der Vertragsdurchführung und Ihrer Betreuung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Protokollierung und Sicherheit

Zur Absicherung des Zugangs protokollieren wir Anmeldevorgänge sowie fehlgeschlagene Anmeldeversuche. Für die Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie ein, das ohne gesonderte Einwilligung gesetzt wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherort und Speicherdauer

Die Portaldaten werden in einer Datenbank auf unserem Server in Deutschland gespeichert; ein Zugriff aus dem öffentlichen Internet auf die Datenbank ist technisch ausgeschlossen. Rechnungen und andere steuerlich relevante Unterlagen bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Fristen auf – in der Regel zehn Jahre nach § 147 AO und § 257 HGB. Übrige Kontodaten löschen wir, sobald Sie Ihr Konto löschen oder der Zweck der Speicherung entfällt. Sie können Ihr Konto jederzeit selbst im Portal löschen.

6. Newsletter

Bei der Registrierung im Kundenportal können Sie freiwillig unseren Newsletter abonnieren. Wir verarbeiten hierfür Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen, um Ihnen Informationen zu unseren Leistungen und Neuerungen zuzusenden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail, über die Einstellungen in Ihrem Kundenkonto oder formlos per E-Mail an info@ravensberg-it.de. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Nach dem Widerruf löschen wir Ihre Daten aus dem Newsletter-Verteiler.

7. Cookies

Unsere Internetseiten verwenden so genannte „Cookies". Cookies sind kleine Textdateien und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren.

Einwilligung über unser Consent-Banner

Beim ersten Besuch unserer Website werden Sie über ein Consent-Banner um Ihre Einwilligung zur Verwendung optionaler Cookies gebeten. Wir unterscheiden folgende Kategorien:

  • Notwendige Cookies: Für den technischen Betrieb und die Sicherheit der Website (z. B. Spam-/Bot-Schutz) erforderlich; werden ohne gesonderte Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
  • Statistik: Ermöglichen eine anonymisierte Auswertung der Websitenutzung. Nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
  • Marketing: Dienen dazu, Inhalte relevanter zu gestalten. Nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Ihre Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder geändert werden – über den Link „Cookie-Einstellungen" im Fußbereich jeder Seite. Ihre Auswahl wird für 12 Monate gespeichert.

Cloudflare Turnstile

Zum Schutz unseres Kontaktformulars vor missbräuchlicher Nutzung und Spam setzen wir „Turnstile" der Cloudflare Germany GmbH (Rosenthaler Str. 40-41, 10178 Berlin) ein. Turnstile prüft, ob eine Eingabe durch einen Menschen oder automatisiert erfolgt, und kann hierzu technische Informationen Ihres Browsers verarbeiten sowie Cookies setzen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit und Funktionsfähigkeit unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Google Analytics

Diese Website nutzt – ausschließlich nach Ihrer Einwilligung (Kategorie „Statistik") – Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen. Die so erzeugten Informationen werden in der Regel an einen Server von Google übertragen und dort gespeichert; eine Übermittlung in Drittländer (z. B. USA) kann nicht ausgeschlossen werden.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Ihre Zustimmung wird Google Analytics nicht geladen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen" im Fußbereich widerrufen. Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter https://policies.google.com/privacy.

8. Auftragsverarbeitung

Verarbeiten wir im Rahmen eines Projekts personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden – etwa wenn ein von uns entwickelter KI-Agent Anfragen der Kunden unseres Auftraggebers beantwortet –, schließen wir mit dem Auftraggeber einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ein entsprechendes Muster stellen wir auf Anfrage unter info@ravensberg-it.de zur Verfügung.

9. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Stand: September 2026